แนวคิดเกี่ยวกับการติดตามและประเมินผล
การติดตามและประเมินผล จะเรียกสั้น ๆ ว่า
ระบบการติดตามและประเมินผล
นับเป็นสิ่งที่มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งที่จะช่วยให้ผู้ดำเนินโครงการทราบว่าโครงการนั้นบรรลุวัตถุประสงค์
เป้าหมายที่ต้องการมากน้อยเพียงใด ดำเนินการประสบความสำเร็จ มีประสิทธิภาพหรือไม่
ผลจากการติดตามและประเมินผล จะให้ข้อมูลที่แสดงให้เห็นถึงความสำเร็จ จุดแข็ง
จุดอ่อน และแนวทางในการปรับปรุงแก้ไขการดำเนินงาน
ช่วยให้การบริหารแผนงานและโครงการมีประสิทธิภาพสูงยิ่งขึ้น
ระบบการติดตามและประเมินผลจึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งในการบริการแผนงานและโครงการ
เพราะในวงจรบริหารแผนงานและโครงการ ประกอบด้วย การวางแผน (Planning) การปฏิบัติตามแผน
(Implementation) การควบคุม (Control) และการประเมินผล
(Evaluation) ถ้าขาดส่วนหนึ่งส่วนใด
หรือส่วนหนึ่งส่วนใดขาดประสิทธิภาพก็จะส่งผลต่อประสิทธิภาพของการบริหารแผนงานและโครงการทั้งหมด
ความหมายของการติดตามและประเมินผล
การติดตามและประเมินผล
มีคำซึ่งมีความหมายเฉพาะตัวที่แยกจากกันได้ชัดเจน
แต่ในการดำเนินงานหรือจัดกิจกรรมแล้วมีความสัมพันธ์กันค่อนข้างใกล้ชิด จนทำให้เกิดความสับสนอยู่เสมอ คือ คำว่า ติดตาม
(Monitoring) และคำว่า ประเมินผล (Evaluation) ทั้งสองคำดังกล่าวมีวิธีทำงานที่แตกต่างกัน
คือ การติดตาม เป็นพฤติกรรมที่มีลักษณะต่างจากการประเมินผลดังนี้
1. การติดตาม เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลปฏิบัติงานตามแผน ซึ่งมีการกำหนดไว้แล้ว
เพื่อนำข้อมูลมาใช้ในการตัดสินใจ แก้ไข
ปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแผน
หรือกำหนดวิธีการดำเนินงานให้เกิดผลดียิ่งขึ้น ดังนั้น
จุดเน้นที่สำคัญของการติดตาม คือ การปฏิบัติการต่าง ๆ เพื่อการตรวจสอบ ควบคุม
กำกับ การปฏิบัติงานของโครงการ
2. การประเมินผล เป็นกระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูล
วิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบ
และนำผลมาใช้ในการเพิ่มคุณภาพและประสิทธิภาพของการดำเนินโครงการ
3. การติดตาม จะเกิดขึ้นในขณะที่โครงการกำลังดำเนินงานตามแผนที่กำหนดไว้
ส่วนการประเมินจะเกิดขึ้นในทุกขั้นตอนของโครงการ นับตั้งแต่ก่อนตัดสินใจจัดทำโครงการ
ในขณะดำเนินงานในช่วงระยะต่าง ๆ และเมื่อโครงการดำเนินงานเสร็จแล้ว
หรือประเมินผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการดำเนินโครงการ
4. การประเมินผล
บางมิตินำมาใช้ในการประเมินความสำเร็จของโครงการ
การว่าบรรลุวัตถุประสงค์ และเป้าหมายของโครงการที่ตั้งไว้หรือไม่ มีปัญหา
อุปสรรคอะไรบ้าง
5.
ความแตกต่างและส่วนที่ซ้ำซ้อนกันของการติดตามและประเมินผล คือ การติดตาม (Monitoring)
เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลที่แสดงให้เห็นว่า
ได้มีการดำเนินการในขั้นตอนต่าง ๆ ของโครงการที่กำหนดได้อย่างไร ข้อมูลที่ได้จะนำมาประกอบเป็นเครื่องมือ
ควบคุม กำกับ การดำเนินงานในขณะปฏิบัติโครงการโดยตรง ทั้งในด้านปัจจัย (Input)
ด้านกระบวนการดำเนินงาน (Process) และด้านผลผลิต
(Output) สำหรับ การประเมินผล (Evaluation) มีขอบข่ายกว้างขวาง
ขึ้นอยู่ว่าจะประเมินในขั้นตอนใดของโครงการ เช่น ก่อนเริ่มโครงการ
ขณะดำเนินโครงการซึ่งอาจดำเนินการเป็นช่วง เป็นระยะต่าง ๆ เช่น ทุก 3 เดือน ทุก 6
เดือน ทุกปี ประเมินเมื่อโครงการดำเนินงานไประยะครึ่งโครงการ เป็นต้น
หรือเป็นการประเมินผลเมื่อโครงการดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว
การติดตาม
ในการวางแผนและการบริหารงานใด ๆ ก็ตาม
การจัดระบบเพื่อให้ใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารของผู้บริหาร
เป็นสิ่งที่จำเป็นจะต้องจัดให้มีขึ้นรองรับการบริหารงานนั้น ๆ
เพื่อให้มีการนำแผนออกปฏิบัติ ดังนั้น การจัดระบบให้เหมาะสม จึงเป็นสิ่งจำเป็น
ระบบนี้เรียกว่า ระบบการวางแผน และการบริหาร
ซึ่งประกอบด้วยระบบย่อย ๆ ที่สำคัญ ๆ ดังต่อไปนี้
ในส่วนที่ว่าด้วย ระบบการติดตามและประเมินผล
มีความเกี่ยวข้องโดยตรงกับการบริหาร ดังนั้น การดำเนินการติดตาม และประเมินผล
จึงเริ่มด้วยการจัดระบบและวางแผนการติดตามประเมินในรูปแผนติดตามและประเมิน แล้วดำเนินการตามที่กำหนดไว้
โดยเฉพาะในด้านการติดตามและประเมินแต่ละด้าน ดังนี้
จากระบบดังกล่าวจะเห็นได้ว่า
ในการบริหารการติดตามและประเมินผลจะเกี่ยวข้องกับการกำหนดและการดำเนินการเกี่ยวกับ
1) แผนการติดตามควบคุมและกำกับงาน
(Monitoring and Control Plan)
2)
แผนหรือกระบวนการรายงาน (Reporting
Plan)
3) แผนการประเมิน (Evaluation Plan)
วิธีการติดตาม
วิธีการดำเนินการติดตาม มีดังต่อไปนี้
จากแผนภูมินี้จะแสดงให้เห็นว่าการติดตาม
มีจุดเน้นสำคัญอยู่ที่ปัจจัย
กิจกรรมการดำเนินงานและผลงานหรือผลผลิตว่า แต่ละด้านเป็นอย่างไร
ได้มีการดำเนินงานตามที่กำหนดไว้หรือไม่ ถ้าไม่มีการดำเนินงานตามที่กำหนดไว้
ผลของการปฏิบัติจริงเป็นอย่างไร แตกต่างจากที่กำหนดไว้มากน้อยเพียงใด
ทั้งในด้านปริมาณ คุณภาพ เวลา และลักษณะเฉพาะอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง จากนั้นจะเป็นประมวลข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาและอุปสรรคที่ทำให้ไม่อาจปฏิบัติการได้ตามที่ได้วางแผนไว้
การติดตามด้านปัจจัย
ในด้านปัจจัยจะพบว่าปัจจัยสำคัญ ๆ ในการปฏิบัติงานโครงการต่าง ๆ
มักจะเป็นเรื่องดังต่อไปนี้
1) บุคลากร
2) งบประมาณ
3)
วัสดุอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานหรือการบริหาร
4)
นโยบายจากหน่วยที่เกี่ยวข้องและนโยบายเฉพาะอย่างสำหรับงานหรือโครงการนั้น
5) การจัดการ
การติดตามทางด้านปัจจัยจะเป็นการติดตามเพื่อตรวจสอบว่า
การจัดปัจจัยในการดำเนินงานเป็นไปตามที่กำหนดไว้หรือไม่ ตรงกับประเภท จำนวน
และลักษณะคุณภาพที่กำหนดไว้เพียงใด
ได้รับอัตรากำลังคนเข้าร่วมปฏิบัติงานตามช่วงระยะเวลาที่กำหนดให้หรือไม่
ตรงกับประเภท จำนวน และลักษณะทางคุณภาพที่กำหนดไว้เพียงใด ได้รับงบประมาณ
วัดสุอุปกรณ์ และสิ่งอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานตามเวลาที่ต้องการหรือไม่
มีการเตรียมการด้านการบริหารหรือการจัดการตามกำหนดหรือตามนโยบายหรือไม่อย่างไร
โดยสรุป ในด้านการติดตาม จะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานและปรับปรุงการดำเนินงานตามแผนงานที่ได้กำหนดไว้โดยตรง
ข้อกำหนดด้านข้อมูลสารสนเทศและรายละเอียดในรายงานต่าง ๆ
เป็นไปเพื่อช่วยให้ฝ่ายปฏิบัติทราบได้ว่า
มีการดำเนินงานตามที่กำหนดไว้ในแผนงานหรือไม่ ผลการปฏิบัติเป็นอย่างไร
ต้องแก้ไขปรับปรุงในเรื่องใด ด้วยวิธีการอย่างไร
ช่วยให้ฝ่ายอำนวยการและฝ่ายนโยบายทราบว่า ผลการปฏิบัติงานตามเป้าหมายเป็นอย่างไร
สอดคล้องกับนโยบายและจุดมุ่งหมายหรือเป้าหมายที่ต้องการเพียงใด
ควรกำหนดวิธีการปรับปรุงแก้ไขอย่างใดในส่วนไหนของระบบงาน
การจัดระบบติดตาม
เพื่อให้ระบบการติดตามดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
1. กำหนดสายงานและภารกิจการติดตามควบคุมกำกับว่า
สายงานทั้งระบบเป็นอย่างไรแต่ละระดับ เช่น ระดับนโยบาย ระดับอำนวยการ
ระดับการประสานงาน และระดับปฏิบัติการ ในแต่ละส่วนจะต้องรับผิดชอบงานด้านการติดตาม
ควบคุม กำกับอย่างไร ข้อมูลและรายงานใดจะต้องมาจากระดับไหน
ถึงหน่วยระดับใดโดยเฉพาะ
2. กำหนดตำแหน่งหรือตัวบุคลากรผู้มีหน้าที่รับผิดชอบในการรับรายงาน
จัดทำรายงาน และออกข้อกำหนดในการแก้ไขปรับปรุง
3. กำหนดแบบฟอร์มการจัดทำรายงานเฉพาะจากหน่วยที่จะต้องจัดทำรายงาน และแบบฟอร์มเฉพาะสำหรับการแจ้งข้อกำหนดการเปลี่ยนแปลงแก้ไขปรับปรุง
สำหรับหน่วยงานที่ต้องรับผิดชอบงานนั้น ๆ โดยตรง
ซึ่งข้อกำหนดเรื่องข้อมูลรายละเอียดต่าง ๆ สารสนเทศ
และเวลาในการดำเนินงานจะแปรเปลี่ยนไปตามลักษณะงานและโครงการแต่ละงานและโครงการ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น